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Informativa in materia di protezione dei dati personali
ai sensi dell’art. 13 GDPR 679/2016 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”
Gentile Cliente,
nello svolgimento della propria attività di intermediazione, distribuzione di prodotti assicurativi e consulenza assicurativa, la società Calandra Assicurazioni S.r.l. (di seguito anche denominata Agenzia o Titolare del trattamento) raccoglie e tratta dati personali ai sensi della vigente normativa in materia di privacy (Regolamento Europeo 2016/679, d'ora in avanti anche solo GDPR, D. Lgs. n.196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 e dei provvedimenti del Garante privacy: da qui in poi, cumulativamente, “la Normativa privacy”); e garantisce, in qualità di Titolare del trattamento, nell’ambito delle previsioni normative, che il trattamento dei dati personali si svolge nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale, al diritto ed alla protezione dei dati personali. Nella Sua qualità di Interessato desideriamo, pertanto, informarLa, ai sensi dell'art. 13 del GDPR, in merito a quanto segue.
1) Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento
Titolare del trattamento dei dati è la società Calandra Assicurazioni S.r.l. con sede in Via Vittorio Veneto, 69, 89123, Reggio Calabria (RC), che può essere contattata tramite l’indirizzo di posta elettronica ordinaria calandraassicurazionisrl@gmail.com Il Titolare conserva una lista aggiornata dei responsabili nominati, e ne garantisce, a richiesta, la presa visione all’interessato presso la sede sopra indicata.
2) Finalità, base giuridica del trattamento cui sono destinati i dati e
obbligo o facoltà del conferimento
Nello svolgimento della propria attività, Calandra Assicurazioni S.r.l. tratta dati personali di tipo comune (es. nome, cognome, codice fiscale, contatto telefonico, indirizzo postale, indirizzo di posta elettronica, etc.), particolare (es. dati relativi alla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, origine razziale o etnica, etc.) e giudiziari (es. dati relativi a condanne penali, reati e connesse misure di sicurezza) nella misura in cui gli stessi siano strettamente necessari per le seguenti finalità:
a. finalità connesse all'attività di intermediazione assicurativa, distribuzione di prodotti assicurativi e di consulenza in materia assicurativa: i dati personali da Lei forniti o comunque raccolti dal Titolare del trattamento saranno trattati dallo stesso per le finalità connesse all'attività di intermediazione assicurativa e distribuzione di prodotti assicurativi, ovvero connesse all'attività di assistenza e consulenza in materia assicurativa con riferimento ai prodotti di investimento, oltre che per creare specifiche banche dati di proprietà (o in uso) del Titolare del trattamento, sempre funzionali all'attività assicurativa svolta da Titolare del trattamento. Per "finalità connesse all'attività di intermediazione assicurativa e distribuzione di prodotti assicurativi" si intende qualsiasi operazione di trattamento dei dati correlata alla gestione, all'amministrazione e all'adempimento del rapporto contrattuale (es. pagamento dei premi, gestione amministrativa degli incassi e degli insoluti, gestione e liquidazione di sinistri), compresa l'acquisizione di ogni informazione e dato personale utile ad identificare le richieste e le esigenze del Cliente I fine di valutare, ai sensi dell'art. 119-ter, co. 1 D.Lgs. 209/2005, l'adeguatezza del contratto offerto e/o intermediato (es. compilazione di questionari, informative e modulistica varia, predisposizione di preventivi e/o quotazioni e/o proposte contrattuali, nonché lo svolgimento di tutti gli adempimenti relativi alla fase precontrattuale); mentre per "finalità connesse all'attività di consulenza in materia assicurativa" si intende, ai sensi dell'art.119-ter, co. 3 D.Lgs. 209/2005, qualsiasi operazione di trattamento correlata alla presentazione e/o alla proposta di prodotti assicurativi di investimento, offerta prima della conclusione del contratto al fine di fornire al Cliente una raccomandazione personalizzata (cd. consulenza base) circa i prodotti offerti e/o intermediati in relazione anche ai dati personali ed alle informazioni fornite, la compilazione di questionari, modulistica ed informative, nonché lo svolgimento tutti gli adempimenti relativi alla fase precontrattuale (es. predisposizione di preventivi e/o quotazioni e/o proposte contrattuali finalizzate all'emissione di una polizza e/o di un contratto assicurativo). La base giuridica del trattamento per le suddette finalità è l'art. 6.1.b (esecuzione del contratto e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato) del GDPR e non richiede il consenso degli interessati nella misura in cui il trattamento ha ad oggetto dati personali di tipo comune. Nell'ambito delle attività su indicate il Titolare del trattamento può venire a conoscenza e trattare anche dati personali di tipo particolare (es. dati relativi alla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, origine razziale o etnica, etc.): la base giuridica del trattamento dei dati particolari da Lei conferiti è il Suo preventivo e specifico consenso, come previsto dall'art. 9.2.a del GDPR. Sempre nell'ambito delle attività su indicate il Titolare del trattamento può venire a conoscenza e trattare anche dati personali di tipo giudiziario (es. dati relativi a condanne penali, reati e connesse misure di sicurezza): la base giuridica del trattamento di tali dati è da rinvenirsi nell'art. 6.1.b (esecuzione del contratto e/o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato), come richiamato dall'art. 10 del GDPR.
Tutti i dati personali da Lei forniti per le finalità di cui sopra, compresi quelli particolari se prestato relativo consenso al trattamento, sono inseriti nei database informatici e negli archivi cartacei del Titolare del trattamento di proprietà (o in uso) dello stesso per la gestione di incassi, pagamenti ed insoluti, contabilità interna, per adempiere agli obblighi previsti dalle norme di legge e dai regolamenti emanati dalle Autorità di Vigilanza e Controllo (es. IVASS Provv. n. 46/2016, etc.): la base giuridica del trattamento per tali finalità è ravvisabile negli artt. 6.1.c (obbligo di legge) e 6.1.f (legittimo interesse) del GDPR ed il relativo trattamento non necessita del Suo espresso e preventivo consenso. Il legittimo interesse è il corretto funzionamento dell'organizzazione interna del Titolare del trattamento.
I dati personali da Lei forniti sono, inoltre, trattati per le finalità connesse agli adempimenti degli obblighi imposti dalla normativa nazionale e sovranazionale in materia di antiriciclaggio; la base giuridica del trattamento per tale fine è ravvisabile negli artt. 6.1.c (obbligo di legge) e 6.1.e (esecuzione di un compito di interesse pubblico) del GDPR ed il relativo trattamento non necessita del Sua espresso e preventivo consenso;
b. finalità promozionali e di marketing quali l'invio di offerte promozionali, iniziative commerciali dedicate alla clientela, materiale pubblicitario e vendita di prodotti o servizi assicurativi in generale mediante l'impiego di tutti i mezzi di comunicazione disponibili, automatizzati e non (es. posta elettronica, sms, mms, smart messaging, social network, telefono, posta cartacea ai recapiti forniti), anche eventualmente tramite soggetti esterni (es. società, agenzie, etc.) debitamente incaricati e nominati quali responsabili esterni del trattamento dei dati. Il trattamento dei Suoi dati personali di tipo comune per questa finalità trova la sua base giuridica nell'art. 6.1.a del GDPR e richiede il Suo preventivo e specifico consenso;
3) Modalità del trattamento e periodo di conservazione
I Suoi dati personali sono trattati da personale specificatamente autorizzato mediante strumenti manuali su supporto cartaceo, elettronico e telematico, nel rispetto della normativa vigente e con modalità atte a garantirne la sicurezza e la riservatezza in apposite banche dati ed archivi di
proprietà dell'Agenzia.
I Suoi dati personali verranno conservati, in formato cartaceo ed elettronico su banche dati ed archivi di proprieta dell'Agenzia, per i seguenti periodi di tempo:
- per le finalità di cui al punto 2.a), per la durata di 10 anni successivi al termine del rapporto assicurativo e/o della cessazione dell'incarico agenziale con le singole compagnie mandanti; nel caso in cui non sia seguito contratto assicurativo per la durata di 24 mesi;
- per le finalità di cui ai punt 2.b) per la durata di 24 mesi dal consenso, salvo revoca del consenso, che può essere data in qualsiasi momento (la revoca non pregiudica la validità del trattamento effettuato in precedenza).
Successivamente al periodo di tempo sopra indicato i Suoi dati personali verranno cancellati.
4) Destinatari dei dati personali e soggetti che possono venirne a conoscenza
Ferme restando le comunicazioni effettuate in esecuzione di obblighi di legge, i Suoi dati personali possono essere comunicati, nella misura strettamente necessaria e sufficiente all’espletamento delle finalità sopra menzionate:
• ai nostri dipendenti, oltre a collaboratori interni e/o esterni, che agiscono sotto la nostra autorità e che risultano autorizzati a trattarli in qualità di Incaricati del trattamento o Responsabili esterni del trattamento (es. collaboratori, produttori, agenti, sub-agenti, broker, intermediari assicurativi che intrattengono rapporti di collaborazione con il Titolare del trattamento e con i quali quest'ultimo ha adottato forme di collaborazione reciproca ai sensi dell'art. 22, co. 10 D.L. 179/2012 convertito con L. 221/2012 i cui estremi identificativi sono riportati ai sensi del Regolamento IVASS N. 40/2018 nell'Allegato 4 e/o 4 bis consegnato al Cliente; anche ad es. soggetti esterni che si occupano dell'attività promozionale e/o pubblicitaria, etc.);
• Alle compagnie di assicurazione dalle quali il Titolare del trattamento ha ricevuto incarichi agenziali (i cui estremi identificativi sono riportati ai sensi del Regolamento IVASS N. 40/2018 nell'Allegato 4 e/o 4-bis consegnato al Cliente);
• Studi legali per la gestione dei contenziosi, periti e autofficine;
• A soggetti a cui il Titolare del trattamento esternalizza alcune attività e che di conseguenza erogano allo stesso determinati servizi strumentali, comunque correlati ai trattamenti ed alle finalità sopra descritte al punto 2.a), quali ad esempio servizi amministrativi, contabili, fiscali, di revisione, di gestione del sistema informativo, di riscossione del credito, di archiviazione di massa;
• Ai soggetti ai quali la facoltà di accedere ai dati sia riconosciuta da specifiche disposizioni di legge o da un provvedimento emesso da un’autorità a ciò legittimata dalla legge (es. pubbliche amministrazioni, Ivass, autorità al controllo e vigilanza, agenzia delle entrate, etc.);
5) Consenso
Il consenso al trattamento dei Suoi dati personali prestato per le singole finalità di cui al punto 2) può essere revocato in qualsiasi momento (art. 7 del GDPR) mediante comunicazione scritta al Titolare del Trattamento. La revoca del consenso è valida solo per il futuro e non ha alcun effetto sul trattamento avvenuto prima della stessa
6) Diritti dell'interessato
L’interessato può esercitare in ogni momento i diritti previsti dal GDPR. In particolare:
• revocare il consenso al trattamento dei propri dati personali precedentemente espresso, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca (art. 7.3);
• ottenere informazioni sui propri dati trattati dal Titolare del trattamento, su determinati aspetti del trattamento ed a ricevere una copia dei dati trattati (cd. diritto di accesso art. 15);
• verificare la correttezza dei propri dati personali e richiederne l'aggiornamento o la correzione (cd. diritto di rettifica art. 16);
• quando ricorrono determinate condizioni, ottenere la cancellazione o rimozione dei propri dati personali (cd. diritto di cancellazione o di oblio art. 17);
• quando ricorrono determinate condizioni, richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali, In tal caso il Titolare non tratterà tali dati per alcun altro scopo se non la loro conservazione (cd. diritto di limitazione del trattamento art. 18);
• ricevere i propri dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento senza ostacoli ad un altro Titolare. Questa disposizione è applicabile quando i dati sono trattati con strumenti automatizzati ed il trattamento è basato sul consenso dell'interessato, su un contratto di cui l'interessato è parte o su misure contrattuali da esso connesse (c.d. diritto alla portabilità dei dati art. 20);
• opporsi al trattamento dei propri dati, quando esso avviene su una base giuridica diversa dal consenso (cd. diritto di opposizione art. 21);
• diritto di conoscere i soggetti esterni al Titolare, che trattano i suoi dati in qualità di Responsabili del trattamento (art. 13.1.e). (Potrà ottenere ciò inviando una richiesta scritta indirizzata al Titolare del trattamento e/o al Data Protection Officer utilizzando i dati di contatto indicati al precedente punto 1).
L’ interessato, inoltre, ha diritto di proporre un reclamo all’Autorità Garante della protezione dei dati qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore (www.garanteprivacy.it) o agire in sede giudiziale.
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